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主題: 擺脫混亂專心致勝
發表日期:
2007/9/2   06:17:06

作者:謝明玲
出處:天下雜誌 第348期 2006/06/07 出刊
你在工作時專心嗎?無數的電話、會議、郵件是不是一直分散你的注意力?別再哀怨環境不由人,數個小祕訣讓你拯救自己。
 又是星期一。
 走進辦公室,打開電腦,正專注於等一下會議的報告,才五分鐘,桌上電話已經響起,螢幕上的收件匣同時顯示出待處理的未讀信件,而同事經過,急著問客戶今早傳真來的資料是怎麼回事。
 快轉的生活型態,各式各樣的媒體刺激,「專心」變得愈來愈困難;人總是被逼著要「一心二用」,同時處理各種突發狀況。
 突發狀況甚至佔去工作的大部份時間。《時代雜誌》報導,紐約資訊科技研究公司巴塞克斯(Basex)去年九月發布的研究報告指出,辦公室裡的突發狀況平均要花掉一個人一天二.一小時,或是二八%個工作天。
 「不斷分心」成為困擾現代人的新流行病。
 這樣不當的一心二用直接影響生產力。五年前卡內基梅隆大學心理學教授賈斯特(Marcel Just)的研究就發現,一心二用在兩件必須全神貫注的事情上,反而減少做每一件事的腦力,想節省時間的人,可能反而是在浪費時間。
 一心二用效率差,疲於應付新狀況,造成原先排定工作無法完成,更帶來焦慮、煩躁,甚至罪惡感。
怎樣才能專心?
 一次只做一件事自然是上策,然而,電話線不可能拔掉,老闆不能找不到人,面對愈來愈複雜的職場,該如何保持專心?
 簡化環境是第一步。在可能的範圍內,讓工作環境愈簡單愈好。例如,設定郵件的接收不要發出聲響,甚至改成手動接受郵件,避免新郵件提示的干擾;把桌上會造成分心的雜誌、書刊移走;甚至必要時掛上「請勿打擾」的牌子,避免同事來串門子。
 其次,要認清工作性質,分門別類。萬芳醫院臨床心理師陳恩誠指出,頭腦的運作有不同層次:感官刺激的接收是比較低層次的運作;而像計劃、決策、思考等是比較高層次的活動,區辨工作活動中頭腦必須發揮的運作功能強弱,把感官刺激接收活動與高層思考決策歷程交替分開。
 例如他建議,開會中就不要同時回覆電子郵件。只是簡單用眼睛接收過濾掉重要和不重要的信件,或者將重要的信件內容給予一些顏色符號,做為會議結束後的處理提示,知覺接收與認真動腦回覆信件是兩回事。
 排定工作順序也是一個好方法。讓自己做工作環境的主人,而不是被環境牽著鼻子走。
 「一天開始前,先計劃一下,比較知道自己今天在工作中的脈絡,」政大心理系副教授楊建銘表示,有規律的計劃和執行工作程序,才不容易當突發狀況出現就急著救火,忘記自己該完成的目標。
 必要時,與同事、老闆溝通,把談話、討論排在下一個時間點,而非在工作中被打斷。
 「切割時間也是一個好方式,」陳恩誠建議。例如,排定每專心工作三十分鐘,就收五分鐘的信,用特定的時間來處理雜務,但在該專心的時候全力集中,掌握自己的工作節拍。
規律生活是一切基礎
 最後,善用自我標註的小工具,讓自己可以在被打斷後快速回到工作情境。
 楊建銘表示,人的「工作記憶」就如同電腦的暫存記憶一樣,在工作時短暫置於腦中記憶的緩衝區。但工作記憶容量有限,一旦被打斷,要重新擷取原先的記憶,往往要花上更多時間。
 他建議,被打斷時,可以在原工作上用一個自我標註的符號:例如結論性的數字或螢光筆標示等,讓之後的提取更有「線索」。
 「訊息透過個人經驗標註後轉化成有意義的東西,標註愈特殊化、精緻化,之後的提取就愈容易,」陳恩誠說。
 最後,根本的作法還是要回到「規律生活」。
 「如果你的世界是亂的,那不可能談專心,」楊建銘說,管理生活秩序的習慣很重要,要能放鬆,適當減壓,找到自己的生活規律。

以上內容來自 <http://www.cwk.com.tw/cw/search/view1.asp>


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