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主題: 講重點,3點最正點
發表日期:
2007/8/15   15:23:13

作者:劉鳳珍
出處:Cheers 第067期 2006/04/01 出刊
簡報老是提不起別人的興趣,甚至讓人呵欠連連嗎?切記,成功簡報的關鍵在於,在3個重點內解決一切!
 「不想讓自己後悔,就要訓練自己在3個重點以內,跟老闆把事情講完!」
 當這句話從AIG友邦國際信用卡公司總經理卓文芬口中說出時,特別有說服力。
 在台灣信用卡直效行銷領域,具有「祖媽」(台語)分量的卓文芬,曾為花旗銀行創下單月最高行銷紀錄。但工作之餘,她最熱中的,卻是授課教人如何做簡報與學英文。
補習班老師的轉型利器
 一直以來,精準又有效率的簡報力,是她歸納自己在職場上,一路過關斬將,從南陽街英文補習班老師,跨進必治妥、花旗、渣打銀行、肯德基乃至現在公司,得以升遷順利的關鍵。
 這也是過去在花旗銀行老同事兼好友、現任法商佳迪福人壽總經理李崇言最羨慕她的一點:「很會講又有條理!」。
 李崇言說:「用PowerPoint簡報時,她都很簡單扼要,道理清楚,不用舌燦蓮花就能讓老闆快速抓到重點,很得老闆寵愛。」此從卓文芬曾一度離開花旗,才短短3個月,又被原來主管找回花旗便可印證。
一場簡報,決定關鍵位子
 去年,她接下友邦信用卡總經理的位子,也與一場簡報密切相關。
 當時所有亞洲分公司與紐約總部的主管齊聚在上海開年度業務會議。擔任行銷主管的卓文芬,負責台灣市場的業務報告。
 簡報結束後,台下的亞洲區主管與紐約的大老闆,主動讚美她「這是個令人印象深刻的簡報!」當時正猶豫要辭掉工作、從事英語教學工作的她,讓海外主管對她的表現更加重視,半年後,她便被拔擢為總經理,負責整個台灣的業務。
「3點最正點」原則
 要將一場短短的簡報的影響力發揮到極致,卓文芬腦袋裡總有很清楚的自我提醒——老闆一天要面對的人比你多,你要怎麼讓他記住你講的重點?
 「一般人最易記得3個以內的重點,能說1個就1個,盡可能在3點以內講完,」卓文芬說:「想清楚,再去敲老闆大門。」
 她也以這個原則,盡可能讓她的下屬學會掌握重點的要訣。例如,有同事找她溝通時,每次都說「3分鐘就好」,但常常講了30分鐘還不結束,「下一次就不先排給他機會,慢慢他就知道了。」
 倒不是卓文芬缺乏耐心,相反的,在同事眼中,業務暨市場行銷副總經理楊琇媚認為:「她是一位EQ與親和力相當高的主管。」
 只是,碰到她自己最有心得的溝通訣竅時,對於員工能力的教導(coaching),卓文芬骨子裡,喜歡傳道的老師性格,又會堅持的跑了出來,就連面對高階主管也不例外。
用鬧鐘訓練副總經理
 卓文芬笑說,自己曾用一個鬧鐘訓練過一位副總經理級的主管。
 一開始時,這位副總在時間壓力下,簡報得很快,但沒有人能記住重點。於是她要求只能報告3個重點,還放一個鬧鐘在桌上製造強大壓力,「大概1∼2個月,他也辦到了!」過去,卓文芬也曾用這種方法訓練過自己。
 她的PowerPoint操作功力,至今也仍是一流,「甚至下屬不會的,她都能指正,」李崇言透露。
 不過,卓文芬在擁有現在的功力之前,也歷經過一段摸索期。那是在工作頭5年,不斷強制自己「用英文做會議紀錄」,所換來的思路清晰成果。
 當她還是一位A.E.時,經常要做會議紀錄,常常大家的發言天馬行空,她總要想辦法理出清楚的結構,如果拖個一、兩天再做,往往記憶不清又整理耗時。
 畢業自台大外文系、且負責企業又多屬外商,於是卓文芬開始訓練自己「在會議當場做英文會議紀錄」,別人眼中的苦差事,卻訓練出她即時掌握重點、思考更有邏輯的功力。
 她也不斷精益求精。向在台灣商用英文教學領域頗負盛名的Quentin Brand,學習如何精確使用英語、做好簡報。
電梯簡報
 卓文芬提醒上班族,在處理任何複雜的資訊時,盡可能養成“one page report”(一頁長度報告)的習慣。
 如果老闆(或客戶)時間忙碌,培養在3分鐘內,伴隨老闆搭電梯時,做一場扼要的「電梯簡報」(Elevator pitch),一旦成功引起老闆興趣,將可能爭取到更完整的說明時間,為自己創造出比同儕多贏一點的機會。
 「這是一件可以學習的事,」卓文芬以過來人經驗鼓勵上班族。


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